Binnenkort brengt Zijne Majesteit Koning Filip der Belgen een staatsbezoek aan Nederland. En ik ben er bij. Da’s best gek. Ik ben gevraagd als moderator van een sessie over Transmedia, een onderdeel van een seminar dat zal plaatsvinden op 30 november in Eindhoven. Het belooft wat te worden, dat kan ik je al vertellen.
Het is donderdagochtend 15 september. Kwart over 8. Vóor mij op tafel: koffie, iphone, macbook, moleskine schrijfboekje & pen. Zoals elke ochtend. Op m’n laptopscherm staat een mailtje open dat ik gistermiddag heb ontvangen. De onderwerpregel leest: “Mogelijke deelname aan staatsbezoek.” Ik had verwacht dat het een hoax zou zijn dus mijn ogen scanden de mail op zoek naar clues van onechtheid. “Beste mevrouw Op den Buysch. We probeerden u eerder telefonisch te bereiken, maar volgens één van uw medewerkers stond u in de collegezaal dus vandaar deze e-mail.” Ok, dat kan al kloppen. En zo ging het verder. Het leek daadwerkelijk een verzoek om moderator van een seminar te zijn tijdens het staatsbezoek van Koning Filip. De mail sluit af met de vraag of het goed is dat ik de volgende ochtend gebeld wordt. (Eh, ja, dat mag zeker). En dus zit ik deze ochtend te wachten of de telefoon inderdaad zal gaan.
De attaché van de ambassade van België legt uit dat ‘het seminarie’ (met frans accent) over Transmedia zal gaan. En dat mijn naam genoemd was omdat transmedia storytelling mijn vakgebied is. (Voor de lezer die het nog heeft meegemaakt: ik dacht ook meteen aan Koot en Bie ;-). Ik schrijf driftig mee in mijn boekje terwijl mij uitgelegd wordt dat de koning naar de High Tech Campus in Eindhoven komt. Dat er honderden bezoekers komen. Dat er sprekers worden uitgenodigd uit Wallonië, Brussel, Vlaanderen en Nederland. En dat de koningin aanwezig is bij de lunch. Zelfs de naam Máxima valt…
Die ochtend is de organisatie-trein gaan rijden en tot nu toe staat ‘ie nog niet stil. Als moderator wordt je geacht vorm te geven aan de sessie. Het programma evenwichtig in elkaar te zetten. Sprekers voor te bereiden. Maar ook vooral te zorgen dat alles soepel loopt. En op tijd. Vooral dat.
Dat zeggen ook de professionals die ik gevraagd heb hun gouden tips te delen voor deze blogpost. Jerre Maas is presentator, trainer en dagvoorzitter. En oprichter van Presensatie®, waar uitgedragen wordt dat je met interactie en inspiratie presentaties kunt boosten. “Een goede moderator voelt wat er in de zaal leeft en vertaalt dat naar het podium” zegt Maas. Dat heeft volgens hem veel met energie te maken: de moderator bewaakt het level bij toehoorders én sprekers. Scherp op de tijd zijn is daarbij belangrijk. Dat is ook de ervaring van Annie Fletcher, hoofd conservator bij het Van Abbemuseum en tutor bij De Appel arts centre. “Niets is erger dan sprekers aan het begin van de sessie meer tijd te gunnen waardoor de laatsten tijd te kort komen” zegt Fletcher. Ze traint curatoren en leert hen dat een goede voorbereiding en goed luisteren sleutels zijn tot succes. Een moderator dient zich grondig te verdiepen in de sprekers en het onderwerp van het seminar. Alleen dan kan hij/zij de juiste vragen stellen en samenvatten wat er gezegd is. Fletcher vertelt dat het erg belangrijk is om vooraf aan het publiek uit te leggen hoe de bijeenkomst er uit zal gaan zien: “verwarring bij het publiek kan zomaar omslaan naar rusteloosheid en zelfs vijandigheid”.
Ik ben gewaarschuwd.
Voor mij is het nog dertien dagen tot De Grote Dag. Krap twee weken om te zorgen dat iedereen er klaar voor is. Mezelf meegeteld. Mijn houvast: excelsheets. Een planning die van minuut tot minuut nokvol zit (elke spreker krijgt exact 6 minuten de tijd); een lijst van sprekers, hun bedrijven, Linked-in-pagina’s en wat ik met hen besproken heb (in het Engels, Nederlands en een beetje Frans) en gastenlijsten met CEO’s en hoogwaardigheidsbekleders (en studenten en collega’s van Fontys ACI!). Ik zie het als een eervolle taak die ik mag uitvoeren namens het Transmedia Storytelling Lab van Fontys Academy for Creative Industries. Na 30 november zal ik verslag uitbrengen.
Vind ik leuk
