In drie stappen je organisatiestructuur opzetten
Ik las recent een boek over organisatiestructuur. De schrijver van dit boek (Mark Nijssen) is de uitdaging aangegaan om complexe materie simpel te brengen en toepasbaar te maken voor de eigen praktijk. Wat mij betreft is dat erg goed gelukt. De essentie van zijn verhaal deel ik graag met jullie, omdat ik verrast was over hoe een simpel beschreven techniek toch zoveel kan bijdragen.
Knippen, plakken en knopen doorhakken dus. Als een organisatie groeit komt er vanzelf een moment dat het tijd is om afdelingen te gaan maken, managers aan te stellen en verantwoordelijkheden te bepalen. Meestal gebeurt dit organisch en daarmee niet heel doordacht. Dat hoeft niet erg te zijn, maar het kan wel zorgen voor complexe structuren op de lange termijn die niet goed werkbaar zijn.
Ideaal gezien zou je hier tijdens het groeien al over na willen denken, maar je kunt ook later een herontwerp maken. Maar waar begin je dan? Nijssen zegt; ga eerst nadenken over ‘knippen’. Ofwel, welke groepen medewerkers maak je in je organisatie. Verkoop je bijvoorbeeld zowel tv’s als hamburgers, dan is het logisch dat je twee afdelingen maakt en daar dus een knip zet. Deze producten lijken niet op elkaar. Als je alleen vergelijkbare producten of diensten verkoopt, maar wel in verschillende landen, dan is een knip op geografie wellicht interessant. Een knip op functies is ook een optie, bijvoorbeeld de salesafdeling, HR afdeling, inkoopafdeling etc. En als laatste kun je knippen op markt, door je afdelingen in te richten op basis van de doelgroep waar je aan verkoopt.
Als je dit bedacht hebt, is het maken van de keuze voor één ‘hoofd-knip’ aan te raden. Het kan wel zijn dat er nog andere knips aanwezig zijn in je organisatie. Bijvoorbeeld bij Fontys wordt er geknipt op functie en vakgebied. Maar we bieden deze opleidingen ook aan voor deeltijd en voltijd, dit is een andere doelgroep en daarmee een andere markt. Of op verschillende locaties, waardoor je ook een knip hebt op geografie.
Daar komt dan het plakken om de hoek kijken. Eigenlijk zou je helemaal niet willen knippen in een organisatie, maar als je groeit is het niet mogelijk om alles vanuit de directie direct te beheren. Dus alles wat je knipt moet je ook weer plakken. Waar Mintzberg dit met een moeilijk woord ‘coördinatiemechanismen’ noemt, is mijn simpele vertaling ‘met elkaar praten’. Overlegstructuur en elkaar kunnen vinden zorgt ervoor dat je geknipte onderdelen weer kunt plakken. Praat met elkaar, maar wel op basis van logica en niet ‘meeten om het meeten’. Bied je dus één opleiding aan op meerdere locaties, zorg dan dat de verschillende locaties contact met elkaar hebben als ze vergelijkbare dingen doen. Ga niet allebei los verzinnen hoe je de didactiek beter kunt laten aansluiten op de doelgroep, maar doe dat samen, deel en leer van elkaar.
Ok, de knips zijn bedacht en weer aan elkaar geplakt met overlegstructuren. Nu is het tijd om te bepalen wie beslisbevoegd is voor welke zaken. Ik denk dan meteen aan de uitspraak ‘gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid’. Maak dus duidelijke afspraken wie waarover beslist en zorg dat de lijnen kort zijn om beslissingen ook daadwerkelijk te maken. En mijn tip; maak één persoon eigenaar!
En klaar! De opzet is gemaakt.
p.s. snap je nu ook waarom samenwerken soms zo lastig is? Met meer knips dan je zou willen heb je dus ook het nodige plakwerk nodig.
Bron: Mark Nijssen, Organisatieontwerp atelier, een praktisch doe-boek over organisatiestructuur
Vind ik leuk
Over Saskia Baeten-Veeger
Mijn naam is Saskia Baeten en ik ben 39 jaar. Ik werk als docent en coach bij Fontys Technische Bedrijfskunde en Techstart. Ik roep al jaren dat ik wel zou willen bloggen. Nu is eindelijk het moment daar dat ik er mee aan de slag ga. En waarom dan? Ik ben bezig met een masteropleiding en daar leer ik enorm veel interessante dingen. Maar het lezen van die wetenschappelijke artikelen, daar heeft niet iedereen zin in. Dus ik dacht, laat ik eens kijken of ik die interessante informatie laagdrempelig kan delen. De blogs gaan voornamelijk over leiderschap, management, cultuur en verandering in organisaties.