Moet jij ook weer even wennen aan alles wat ‘moet’ na de vakantie? De to-dolijstjes vullen zich weer, de ochtenden hebben weer tijdsdruk, sport, repeteren en andere hobby’s gaan weer van start. En poef.. het vakantiegevoel is ver te zoeken. Ook wel weer heel leuk natuurlijk, tijd voor nieuwe dingen, een mooie start van een nieuw schooljaar. Maar hoe houd je je hoofd koel? Hoe krijg je alles nou efficiënt gedaan, zodat je ook nog tijd hebt om dat mooie boek uit te lezen of gewoon even lekker niks te doen. Hierbij deel ik 7 tips die voor mij werken.
- Begin met je mailbox bovenaan
Veel docenten bij Fontys hebben de luxe dat de ontplofte mailbox wel meevalt na de vakantie omdat veel collega’s ook vakantie hebben gehad. Maar mocht je deze luxe niet hebben, begin dan bovenaan met je mailbox. De kans is namelijk groot dat mails verder naar beneden ‘zichzelf’ al opgelost hebben en is dat niet zo, dan heb je vast ergens bovenaan in je mail een reminder. Iemand vertelde me eens dat alle mail van langer dan twee weken geleden na de vakantie meteen de archiefmap in werd gesleept. Die vind ik persoonlijk wat ver gaan, maar hey.. misschien werkt het voor jou.
- De 2 minuten regel
Ben je bezig met het bijwerken van je e-mail? Bekijk dan welke e-mails of taken binnen twee minuten afgehandeld kunnen worden. Het verplaatsen van deze e-mail naar een to-dolijstje of -mapje en het opnieuw lezen kost namelijk meer tijd dan het daadwerkelijk doen. Dus hop, afvinken die taak!
- Werk met tomaten
Tomaten? Huh, hoezo? Werk met de pomodoro techniek :). Het is niet zo ingewikkeld. Het gaat erover dat je werkt in blokken waarbij je je niet laat afleiden. Met deze techniek ga je 25 minuten gefocust werken en dan 5 minuten pauze. In deze 25 minuten kun je je focussen op het schrijven van een rapport, nakijkwerk of bijvoorbeeld een reeks kleinere taken. Je zet hiervoor dan ook een wekkertje van 25 minuten. De beste man die dit bedacht heeft, deed dit met een tomaatvormige keukenwekker, vandaar pomodoro. En als je motivatie nodig hebt.. er zijn verschillende apps te vinden waar je bijvoorbeeld boompjes kunt planten als je je focus vast weet te houden.
- Zeg eens vaker nee (of niet meteen)
Er zijn mensen die hier heel goed in zijn en mensen die hier helemaal niet goed in zijn, of niet willen zijn. Maar echt.. het is verstandig om niet overal ja op te zeggen of op zijn minst aan te geven op welk moment het wel zou kunnen. Een erg nuttige vraag hierbij is: ‘wanneer heb je het nodig’?
- Zet meldingen uit en stop met doelloos ‘swipen’
Krijg jij op je telefoon en computer pop-ups als je berichten ontvangt? Probeer eens om deze uit te zetten. Dit geeft zoooooo veel meer rust. Je kunt zelf bepalen wanneer je je e-mails en berichten leest en dit meer clusteren. Zo hoef je niet elke keer opnieuw in je focus te komen. Durf je nog verder te gaan? Welke apps op jouw telefoon zijn jouw favoriete ‘breinloze swipe-apps’? Je weet wel van die apps waar je doorheen scrollt en na een half uur (of uur) denkt.. wat heb ik nou eigenlijk gedaan? Gooi ze eraf!! Ik begon zelf met Facebook, gevolgd door Instagram.. toen ging ik LinkedIn swipen.. die eraf gegooid, toen was het de NOS met nieuws.. ook eraf.. nu heb ik alleen nog e-mail en WhatsApp en dat scheelt echt veel tijd en informatie waar je allemaal niet over na hoeft te denken.
- Bepaal je prioriteiten
Eisenhower heeft hiervoor een matrix bedacht met op de assen ‘urgent’ en ‘belangrijk’. Is een taak urgent en belangrijk, dan doe je die eerst. Is de taak wel urgent, maar niet belangrijk, besteed het uit. Is de taak belangrijk, maar niet urgent, plan het in. En is het niet urgent en niet belangrijk, dan doe je het gewoon niet.
- Maak een top 3
Heb je het echt HEEL erg druk? Maak dan een top 3 voor jezelf. In deze top 3 zet je 3 zaken die je deze dag echt moet afronden. Heb je tijd over, dan kun je aan de rest beginnen. Bedenk deze top 3 bijvoorbeeld op weg naar je werk, dit hoeft niet eens op papier (scheelt weer tijd). En meestal weet je dit wel. Laat je dan ook niet teveel afleiden door de waan van de dag en allerlei actiepunten die vaak andere mensen voor je bedenken (tenzij het echt spoed is natuurlijk) en focus op je top 3. De stilteruimte is wellicht ook een aanrader dan.
Ik ben benieuwd of jullie iets hebben gehad aan de tips! Of heb je misschien goede aanvullingen? Laat het me gerust weten.
Vind ik leuk
Over Saskia Baeten-Veeger
Mijn naam is Saskia Baeten en ik ben 39 jaar. Ik werk als docent en coach bij Fontys Technische Bedrijfskunde en Techstart. Ik roep al jaren dat ik wel zou willen bloggen. Nu is eindelijk het moment daar dat ik er mee aan de slag ga. En waarom dan? Ik ben bezig met een masteropleiding en daar leer ik enorm veel interessante dingen. Maar het lezen van die wetenschappelijke artikelen, daar heeft niet iedereen zin in. Dus ik dacht, laat ik eens kijken of ik die interessante informatie laagdrempelig kan delen. De blogs gaan voornamelijk over leiderschap, management, cultuur en verandering in organisaties.