Zondagochtend 11 uur, Starbucks Walnut Street, Philadelphia. De NAFSA 2018 conferentie zit erop. Ik moest al uitchecken maar mijn vlucht is pas om half zeven vanavond. Gelukkig heeft Starbucks goede wifi, ik kan dus aan het werk en heb eindelijk tijd om deze blog te schrijven.
Voor wie niet bekend is met de term, NAFSA is een vereniging van professionals die zich bezig houden met internationale educatie, uitwisseling en (wereldwijde) personeelsprofessionalisering. Elk jaar organiseert de NAFSA een conferentie in de Verenigde Staten waar universiteiten, recruiters en andere professionals samenkomen. Voor ons is het de plek voor meetings met onze huidige partners, om nieuwe partners te ontmoeten, onszelf verder te professionaliseren middels sessies en/of workshops en natuurlijk om geïnspireerd te raken.
Momenteel breiden we het Fontys-brede partner netwerk niet actief uit omdat het goed aansluit bij de huidige behoefte van studenten, we kunnen elke student een plek bij een partner universiteit aanbieden. Ik heb daarom voornamelijk afspraken met onze huidige partners. Inmiddels is het mijn vierde conferentie en ben ik ruim anderhalf jaar contactpersoon voor onze partners. Ik heb goede relaties opgebouwd met de contactpersonen daar. Veel mensen spreek ik al voor de tweede of derde keer. Ik merk dat dit fijn werkt, je weet wie je voor je hebt en bent vanzelf goed op de hoogte van de stand van zaken. Je kan snel ter zaken komen omdat je elkaar al kent en samen lach je om die dagenlange ingewikkelde mailconversatie over de aanmelding van die ene student.
In dit werk zijn goede relaties erg belangrijk, met zo’n 40 partners onder mijn beheer en evenveel verschillende procedures voor onze (uitgaande) studenten is het essentieel om te weten welke aanpak het beste werkt en waar je de informatie vandaan moet halen. Er gaan wel eens dingen fout; studenten missen deadlines, verkeerde formulieren worden opgestuurd, partners raken verdwaald in de structuur van Fontys. In zulke gevallen helpt het erg als je een goede relatie hebt opgebouwd met de persoon aan de andere kant. Het face-to-face (blijven) ontmoeten van die persoon waar je zoveel mee mailt is van onschatbare waarde, ik merk keer op keer dat alles (nog) soepeler loopt als je elkaar eenmaal ontmoet hebt. De complimenten en bedankjes gaan heen en weer tijdens die meeting van 30 minuten, een beetje cheesy misschien maar het werkt wel. En natuurlijk is het ook gewoon gezellig om bij te praten en al die mensen uit verschillende culturen beter te leren kennen.
De meetings zijn deze keer concreter en meer to-the-point. Alles gaat een stuk sneller als je geen introductiepraatje hoeft te houden of de ander hoeft te overtuigen dat we een agreement zouden moeten hebben. Onze Koreaanse partners stellen allemaal dezelfde vraag, kunnen we een exchange regelen voor de Summer School? Dit kan interessant zijn om verschillende redenen. Uiteraard om de instroom voor onze Summer School te verhogen, maar ook om onze studenten meer te motiveren een Summer School in het buitenland te doen. Daarnaast kan het ook helpen wanneer er een disbalans is in exchange (we sturen meer studenten dan we ontvangen). Ik ben enthousiast, maar de geldstomen binnen Fontys maken het ingewikkeld. Ik zal dit dus bij terugkomst met meerdere partijen moeten bespreken om het geregeld te krijgen.
Disbalans is bij onze partners in de Verenigde Staten en Australië vaak een probleem. Onze studenten staan te trappelen om die kant op te gaan, maar het is voor deze universiteiten lastig om hun studenten zover te krijgen dat ze naar ons komen (niet door Fontys, maar omdat hun studenten weinig reizen). Hoe minder studenten onze kant op komen, hoe lastiger het is om exchange (gratis) plekken voor onze studenten te regelen en behouden. California State University Monterrey Bay vraagt daarom of onze studenten mee kunnen helpen met promotie op de Study Abroad Fair. Het is lastig voor hen om studenten hiervoor te strikken. Het komt daarom goed uit dat ik in de nieuwe contributie agreement op heb laten nemen dat we van onze studenten deelname verwachten aan dergelijke evenementen. CSUMB is erg enthousiast over het vooruitzicht dat meer studenten mee zullen gaan doen.
Chitkara University ontmoeten is altijd leuk. Ik ben vorig jaar bij hun Global Week geweest en hiervoor lijken ze me eeuwig dankbaar. Ze zijn ‘over the moon’ als ik herbevestig dat Willemijn dit jaar zal komen, samen met twee collega’s. Wat zijn het toch verschrikkelijk leuke mensen, ze zijn erg blij met het relatiegeschenk. Of ik hun complimenten over wil brengen aan de persoon die deze bedenkt, Nicole bij deze!
Musashi is een vrij nieuwe partner in Japan met een ingewikkeld aanmeldprocedure waarbij onze studenten hard copies moeten sturen van alle formulieren. Een procedure dat ons als Nederlandse en compleet gedigitaliseerde universiteit nogal wat moeite kost. De samenwerking liep hierdoor in het begin stroef. Ook heeft een student van ons een niet zo’n nette toon aangeslagen tegen medewerkers daar. Gelukkig zijn ze blij met de manier waarop een collega deze student heeft aangesproken. Ook zijn er dit semester geen problemen geweest met de aanmeldingen van onze studenten. De sfeer tijdens de meeting is goed. Een stijgende lijn dus, fijn.
Erg hoopvol is ook mijn meeting met Stellenbosch University. We zijn al enige tijd opzoek naar een kwalitatief goede partner in Zuid Afrika. Stellenbosch heeft in het verleden samengewerkt met de FLOT en wil nu praten over een Fontys brede samenwerking. Ik heb de meeting niet met de persoon die de agreements regelt, maar krijg wel bruikbare tips over hoe ik het aan kan pakken.
De expo hall is meestal open tot een uur of vijf, in de avond zijn de recepties. Die van California State University springt er deze keer uit. Hoewel we eerst bijna niet binnen komen, ik ben vergeten een sticker op te halen, wordt het gelukkig toch geregeld als de directeur van California State University Bakersfield ons op komt halen. Gelukkig maar want het is een prachtige locatie, het Franklin Institute. We hebben zelfs even tijd om rond te lopen en een deel van de tentoonstelling te zien. Ik spreek ook alvast met de directeur van CSUB over de mogelijkheden voor een uitwisseling van één van onze docenten. Interesse hebben ze zeker maar net als wij weinig ervaring hiermee, ik stuur volgende week de details door om zo de dialoog te starten. CSUB is een nieuwe partner, maar erg waardevol. Tijdens de receptie wordt ook duidelijk dat ze ons als een soort strategische partner zien, ze gaan liever diepgaandere samenwerking aan met een paar universiteiten dan oppervlakkige samenwerking met veel universiteiten. Een partner met veel potentie dus.
De conferentie is van dinsdag t/m vrijdag, waarbij de vrijdag alleen de ochtend is. Veel deelnemers vertrekken dan al en ik gebruik deze dag daarom om onze partner East Stroudsburg University te bezoeken, op twee uur rijden van Philadelphia. Samen met collega’s van FIBS en FHTeL rijd ik (oké ik ben bijrijder) met een huurauto naar de campus. Daar worden we ontvangen door de contactpersoon, die de nacht ervoor terug is gekomen van een studiereis in China. Ondanks de jetlag ontvangt hij ons met open armen en brengt ons op de hoogte van de mogelijkheden voor onze studenten. Steve vertelt ons o.a. over alle clubs waar onze studenten zich bij aan kunnen sluiten en de uitstapjes naar Philadelphia en New York (allebei maar twee uur verderop). Ik ben onder de indruk van de persoonlijke aanpak van Steve in zijn werk met de studenten. We krijgen een rondleiding over de campus en al snel is duidelijk dat onze studenten hier die zo felbegeerde American Campus Experience kunnen krijgen. Een prachtige bestemming voor onze studenten.
Op de terugweg vermaken we bij het tankstation nog enige tijd de chauffeur van de schoolbus achter ons met ons gestuntel met de automatische betaling. Het heeft zo z’n uitdagingen die huurauto.
De week vloog zoals altijd voorbij. Ik ben deze keer minder moe dan de vorige keer. Misschien omdat het mijn tweede NAFSA was, of omdat ik de luxe en rust had van een studio appartement (bedankt Mariska!). Natuurlijk moet de jetlag bij terugkomt nog komen maar dat is het waard. Ik kijk terug op een goede en vooral soepele conferentie met veel nuttige meetings. Uit die meetings komen heel wat follow-up acties voort, maar dat motiveert eigenlijk alleen maar. Nieuwe mogelijkheden en uitdagingen. Zo draagt elke conferentie steeds weer bij aan de verdere verdieping van ons partnerbestand.
Vind ik leuk
